Dans un monde de plus en plus numérique, il est devenu incontournable d’utiliser des outils favorisant la dématérialisation. Dans une entreprise, la réalisation des factures fournisseurs peut parfois prendre beaucoup de temps. Afin d’y remédier, certains éditeurs de logiciel ont conçu des programmes informatiques qui dématérialisent ces documents administratifs. En effet, il ne s’agit pas seulement de transmettre les factures par mail, mais d’un système complet permettant de les archiver et les envoyer d’une manière automatique. Dans cet article, vous allez donc en savoir plus sur ce logiciel, plus précisément sur ses fonctionnalités et son importance.
Logiciel de dématérialisation des factures, de quoi s’agit-il ?
Comme son nom le désigne, un logiciel de dématérialisation des factures comme ELO Invoice est un programme informatique qui sert à traiter toutes les factures fournisseurs à l’aide d’un ordinateur. À chaque facture, il détecte automatiquement tous les éléments qu’il faut payer, puis le comptable ne fera que valider. À titre d’information, le traitement manuel de ce type de document peut durer 14 jours en moyenne. Comme il s’agit d’une tâche fastidieuse, il n’est pas rare que la personne chargée de l’opération fasse des erreurs.
Grâce à un logiciel de dématérialisation des factures, l’ensemble des processus de traitement des frais, du montage de facture et des justificatifs papiers ne seront plus compliqués. En principe, il existe plusieurs types de solutions favorisant la numérisation de ces documents administratifs, notamment les logiciels basiques, ceux qui sont basés sur l’OCR et ceux qui comportent une fonctionnalité complète. Peu importe la solution que vous choisissez, ce programme est avantageux dans les services financiers et dans la production. À l’aide de ce dispositif, une entreprise sera en mesure de prouver la bonne gestion de ses fournisseurs ainsi que des suivis de compte.
Les fonctionnalités du logiciel
Pratique et rapide, le logiciel de dématérialisation des factures permet de traiter :
- les factures multi devises et internationales ;
- le rapprochement entre les livraisons et les commandes ;
- le délai de paiement ;
- la séparation des factures multipages ;
- l’administration des avoirs.
Comme il s’agit d’une application, ce programme informatique intègre plusieurs options. Dans un premier temps, il comporte un tableau de bord sur lequel l’utilisateur peut facilement apercevoir toutes les factures. En quelque sorte, cela est nécessaire pour surveiller et filtrer les informations concernant le document. Pour ce qui est de la validation de vos factures, l’affichage représenté sous forme de formulaire sera très pratique. Ensuite, le logiciel dématérialisation des factures fournisseurs peut aussi afficher un fil d’actualité. Ce dernier permet de communiquer avec un associé, de distinguer les modifications ou bien de générer une référence visible. Enfin, il faut savoir que ce genre d’outil peut également accueillir certains systèmes ERP tels que Sage ou encore Microsoft NAV.
Pourquoi utiliser un logiciel dédié à la dématérialisation des factures ?
Plusieurs raisons peuvent vous pousser à utiliser un logiciel dématérialisation des factures fournisseurs. Grâce à cette solution, les erreurs de saisie ne seront plus présentes. Conçue à partir d’une technologie d’IA, intelligence artificielle, cette solution réalisera chaque processeur d’une manière automatique. Sachez que cet outil numérique permet de réduire, voire même d’éviter les retards de paiement. Cela s’explique par sa capacité à transférer et saisir les données en quelques instants. De ce fait, il est sûr qu’une entreprise aura à la fois un gain de temps et de visibilité. Simple à manipuler, ce logiciel aidera l’organisation dans la maîtrise des risques. D’une autre part, la transformation vers la dématérialisation est idéale pour limiter les dépenses dues aux papiers et aux impressions.
