Toutes les entreprises et leur patron connaissent la redoutable étape de la comptabilisation des notes de frais et tous les justificatifs papiers qui s’y accordent. À partir de maintenant, cette procédure va être hautement facilitée par l’apparition de la dématérialisation des notes de frais. Oui, vous avez bien lu : les notes de frais seront donc mieux gérées grâce à des applications simples et gratuites qui remplacent l’envoi classique et régulier des justificatifs des salariés par courrier. Et, cela prenait… beaucoup de temps ! Alors, place à la modernité et à la rapidité de la gestion des notes de frais grâce à la présence du numérique et à ses nombreux atouts.
Notes de frais : une saisie simplifiée.
La dématérialisation des notes de frais va simplifier la vie de tous les salariés et des chefs d’entreprise. En effet, quasi toutes ces applications numériques qui faciliteront leur gestion possèdent une fonction exceptionnelle qui permet une meilleure productivité : la reconnaissance automatique. Ce principe moderne intelligent arrive à enregistrer toutes les données liées à une note de frais seulement à partir d’une photo. Fini donc la saisie purement manuelle et, place au gain de temps, pour l’enregistrement de vos tickets ou de vos factures. Cette saisie intelligente des données se fait simplement à partir d’un scan ou d’une capture numérique depuis votre mobile. La gestion des notes de frais n’a donc jamais été aussi simple !
Une meilleure gestion.
Ainsi, par l’apparition de la dématérialisation des notes de frais, leur gestion sera mieux organisée et bien mieux gérée. Pour chaque document, une note d’application de frais sera mise en place. Ainsi, tous vos fichiers seront ultra organisés et la période des justificatifs sera bien révolue.
Au sein-même de l’application de gestion de notes de frais, vous aurez un compte professionnel qui sera créé ainsi que tous les renseignements nécessaires aux procédures liées aux notes de frais (nom de l’entreprise, mail du chef d’entreprise…). En bref, c’est l’application qui dématérialise les notes de frais et qui vous permet de gagner en productivité.
Dématérialisation : l’archivage des documents.
Qui dit dématérialisation des notes de frais, dit surtout mémoire et stockage des documents. En effet, chaque application ou logiciel sur lequel vous êtes inscrit enregistrera tous vos justificatifs par date ou par catégorie de notes de frais. L’avantage principal est que leur dématérialisation va vous permettre d’archiver tous vos justificatifs au format numérique sans aucune limite de date. Et quel atout ! Si, un jour, vous avez besoin de consulter un justificatif plus ancien pour une vérification ou un contrôle de votre employeur, vous avez tous les documents à portée de main et vous pourrez très facilement trouver le justificatif concerné.
Des remboursements plus rapides.
L’un des autres avantages de la dématérialisation des notes de frais est qu’elle permet la mise en place d’un remboursement plus rapide par rapport à une saisie classique. Dès lors que vos informations liées à une note de frais sont enregistrées dans votre logiciel, l’envoi à votre chef d’entreprise est quasi immédiat. Vous pouvez enregistrer vos notes de frais où que vous soyez (au restaurant…) et ce sera d’autant plus rapide grâce à la dématérialisation ! Après avoir reçu votre demande de remboursement par une notification du logiciel, votre patron devra la valider.
On peut donc dire que la dématérialisation des notes de frais créée un lien direct des salariés avec leur patron et que ce procédé permet un gain de temps considérable pour tout le monde.
