Comme les particuliers, les entreprises disposent aussi d’une adresse appelée « siège social », « domicile légal » ou « adresse administrative ». Cet élément doit d’ailleurs apparaître dans les statuts de la société, son extrait Kbis et certains documents. Néanmoins, pour une raison ou une autre, il peut changer en cours de vie sociale. Dans cette optique, puisqu’il s’agit d’une mention statutaire, des formalités sont à respecter pour transférer le siège social d’une entreprise. Décryptage.
Pourquoi transférer le siège social d’une entreprise ?
Le siège social d’une entreprise peut être amené à changer en cours de vie sociale. C’est même courant. La structure peut ainsi déménager dans une autre localité au sein du même département, dans un autre département ou bien à l’étranger. Dans tous les cas, le fait de transférer le siège social d’une entreprise peut s’expliquer de diverses manières :
- Le changement du dirigeant (si domiciliation à l’adresse personnelle de celui-ci)
- La fin du bail
- Besoin de locaux adéquats (développement de l’activité, augmentation des effectifs…)
- Faire des économies
- Une délocalisation à l’étranger,
- Le rapprochement des activités et de la direction
Transfert de siège social d’une entreprise : les formalités à accomplir
Comme mentionné plus haut, lors de la création de l’entreprise, l’adresse de son siège social doit être mentionnée dans les statuts. Son changement entraîne donc la mise à jour des statuts, ce qui implique le respect d’une procédure particulière. Ainsi, pour transférer le siège social d’une entreprise, différentes formalités sont à réaliser. Tout de suite les détails.
Prendre la décision de transférer le siège social d’une entreprise
Le transfert de siège social est un évènement qui ne s’opère pas au hasard. C’est le fruit d’une décision prise par :
- Les associés d’une société au cours d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire
- Le conseil d’administration ou le conseil de surveillance
- Le gérant
- L’organe désigné dans les statuts
En fait, l’organe décisionnaire dépend du statut juridique de l’entreprise, des dispositions statutaires, mais également de sa nouvelle adresse administrative. Quoi qu’il en soit, un procès-verbal doit être rédigé pour formaliser la décision de transfert de siège social.
Mettre à jour les statuts de la structure
Étant donné que le siège social figure dans les statuts, ceux-ci doivent être modifiés à l’occasion d’un changement d’adresse. Et ce, que la structure soit domiciliée dans un centre d’affaires, une société de domiciliation commerciale, un local commercial, un local professionnel ou au domicile du dirigeant. Concrètement, la mise à jour des statuts consiste tout simplement à modifier les clauses qui mentionnent le siège social de l’entreprise.
Il va sans dire que les documents sur lesquels apparaît cet élément statutaire doivent aussi faire l’objet d’une actualisation. Il en est ainsi des bons de commande, bons de livraison, documents publicitaires, devis, fiches de paie, factures, etc.
Publier un avis dans un journal d’annonces légales (JAL)
Parce que le changement d’adresse est un évènement qui affecte la vie de l’entreprise et ses relations, la formalité de publicité est une étape cruciale qu’elle ne peut pas négliger. Et pour cause, les tiers doivent être tenus au courant du transfert de votre siège social. Dès lors, si le nouveau siège social se trouve dans le même département que l’ancien, un seul avis de transfert de siège est à faire paraître. Toutefois, si le siège social est transféré dans un autre département, deux avis sont à publier : l’un dans un journal d’annonces légales habilité du département de départ et l’autre dans un JAL du département d’arrivée.
En tout cas, l’annonce légale à faire paraître doit indiquer les informations suivantes :
- La dénomination sociale de l’entreprise
- Sa forme juridique (EI, SARL, SAS, EURL, etc.)
- L’adresse de l’ancien siège
- Le montant du capital social
- Le numéro SIREN
- La mention RCS
- Le nom de la ville du greffe d’immatriculation
- La date de prise de décision et éventuellement la date d’effet
- La nouvelle adresse de domiciliation du siège social
Une fois l’annonce publiée, une attestation de parution est délivrée par le journal.
Déposer une demande d’inscription modificative au CFE
Dernière étape : la déclaration de ce changement d’adresse au greffe du tribunal de commerce ou au centre de formalité des entreprises (CFE), dont dépend le nouveau siège social. Pour cela, il convient de déposer un dossier de demande d’inscription modificative au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cela, afin d’obtenir un extrait Kbis à jour mentionnant la nouvelle adresse administrative de la structure.
Ce dossier doit notamment inclure :
- Un exemplaire du procès-verbal de décision de transfert de siège social
- Un exemplaire certifié conforme par le gérant des statuts mis à jour
- Le formulaire M2 dûment rempli, daté et signé
- Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux
- L’attestation de parution dans un JAL
- Un chèque à l’ordre du greffe du tribunal de commerce
- Éventuellement, une liste des sièges sociaux antérieurs en cas de transfert dans un autre département et un pouvoir du gérant s’il n’a pas signé lui-même les documents
