Le déménagement de votre entreprise nécessite un transfert de vos archives dans un nouveau local dédié à leur gestion. Pour réussir en toute sérénité et sécurité cette mission délicate, faites vous accompagner par une entreprise spécialisée dans la gestion et l’externalisation de vos documents d’archives. Voici 3 points clé à retenir pour organiser votre déménagement et pouvoir par la suite faire le choix du prestataire qui répond pleinement à vos besoins.
Savoir évaluer vos besoins
Le déménagement de vos archives ne s’improvise pas, surtout si les documents à transférer sont sensibles et confidentiels. Un audit de vos archives s’impose. Il permet de bien préparer le fonds des archives avant de les déménager. C’est l’occasion pour vous d’opérer un recollement des documents (tri, archivage, élimination ou reconditionnement des archives) afin, non seulement d’optimiser la future gestion des archives, mais aussi d’assurer un transfert d’archives sans danger. Le risque à éviter étant la perte, le vol ou la détérioration des archives à déplacer. C’est pourquoi, il est vivement recommandé de faire appel à des professionnels qui savent vous conseiller en matière de préparation, de conditionnement et de déménagement d’archives. L’audit des archives permettant précisément d’évaluer le volume d’archives à traiter et à déménager ainsi que l’ensemble de vos besoins nécessaires à déterminer pour garantir le bon déroulement du déménagement.
Organiser et planifier le déménagement
L’organisation de votre déménagement est également tributaire de la date à planifier. Cette dernière est impérative, étant donné qu’elle permet de planifier l’organisation et le bon déroulement du déménagement. Il vous est possible de mettre en place un compte à rebours servant à programmer vos diverses opérations de préparation. Sachez qu’en règle générale vous disposez de très peu de temps et qu’il est capital de bien d’évaluer la situation à gérer pour être opérationnel rapidement et efficacement.
Une prise en charge optimisée
Dans cette entreprise délicate, nécessitant beaucoup de rigueur et des moyens pratiques et efficaces à mettre en place, il est donc recommandé d’avoir recours aux services d’une société externe d’archivage qui prendra en charge de A à Z votre déménagement d’archives. Son expertise et son savoir-faire vous feront gagner du temps et de l’argent. Des offres globales sont souvent proposées. Elles comprennent la préparation, la gestion et la réinstallation des archives dans le nouveau local dédié à la gestion et à la conservation de vos archives dans les meilleures conditions. Les solutions personnalisées visent à mettre en place des procédures de gestion documentaire adaptées.
Aperçu de l’entrepôt Arcalys, spécialiste du l’externalisation et déménagement des archives
C’est en tout cas ce que s’efforce de faire la société d’archivage Arcalys auprès de tous ses clients en proposant des services globaux comprenant :
- Des audits et conseils en archivage
- Des interventions d’archivages sur site
- Le stockage, la gestion et la conservation sécurisée de l’ensemble de vos documents
- La conservation, les recherches et la destruction de vos archives
En matière d’archivage, les entreprises ont recours de manière massive à l’externalisation de leurs archives. Solution fort intéressante dès lors qu’elle permet des réductions de coûts, un allègement des ressources (espace, humaines, en équipement et matériel d’archivage), une optimisation des espaces de bureau pour un gain non négligeable en productivité.
