Définir les différents objectifs
La première étape consiste à définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre durant le séminaire. Cela permettra de déterminer qui seront les participants, et quelles seront les activités proposées. Il existe plusieurs possibilités, à adapter en fonction des besoins de votre entreprise, comme par exemple :
- Le séminaire de réflexion, dont le but est d’avancer sur un projet ou une problématique d’entreprise spécifique. Il peut parfois s’adresser uniquement à un nombre restreint de participants, comme par exemple les membres de la direction, ou les membres d’une équipe de travail en particulier.
- Le séminaire de formation, qui permet aux participants de développer leurs compétences (apprendre une nouvelle procédure au sein de l’entreprise, se servir d’un nouveau logiciel de travail, etc.).
- Le séminaire de motivation, qui sert à resserrer les liens entre les collaborateurs et à créer un esprit d’équipe.
Choisir le lieu et la date
Le choix du lieu dépend des objectifs du séminaire, du nombre de participants, ainsi que de votre budget. Si le but principal est la formation de vos équipes, il faudra choisir un lieu calme, propice à la concentration et à la réflexion, avec suffisamment de salles de réunion à votre disposition. Au contraire, si vous souhaitez un séminaire plutôt axé sur le teambuilding, il sera préférable d’opter pour un endroit plus animé. En ce qui concerne le choix de la date, il faut éviter les vacances scolaires, les week-ends de ponts et les jours fériés, afin que le maximum de personnes soient disponibles. Généralement, les séminaires sont plutôt organisés en fin de semaine.
Cependant, si vous avez un budget assez serré, vous pouvez choisir de planifier le vôtre en début de semaine pour bénéficier de tarifs plus attractifs. Dans tous les cas, commencez à communiquer autour de l’événement suffisamment à l’avance, afin que tous les participants puissent s’organiser.
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Élaborer le programme
Quel que soit l’objectif principal de votre séminaire, il est important de créer un bon équilibre entre temps de travail et activités ludiques. Ainsi, même si votre événement est plutôt axé sur la formation et la réflexion, il est quand même nécessaire de ménager des moments de détente entre les différentes conférences et réunions de travail. En effet, les moments de convivialité et d’échanges informels entre collaborateurs sont essentiels pour créer une bonne ambiance de travail au sein de l’équipe.
Si votre séminaire a pour objectif principal le teambuilding, il existe un large choix d’activités de groupe qui permettront à vos collaborateurs de développer un esprit d’équipe : course d’orientation, activité sportive, escape game, etc.. Dans le cas où une tenue particulière est requise, n’oubliez pas de prévenir les participants à l’avance.
